Cụm "quà lưu niệm cho hội nghị" và "quà tặng sự kiện" đem về CPA 32-42K - phù hợp ban tổ chức sự kiện 200-1000 người. Khác quà cá nhân, quà hội nghị cần cân bằng giữa giá rẻ (do số lượng lớn) và vẫn ấn tượng (để đại biểu nhớ về sự kiện). Bài viết là checklist 9 bước - từng được dùng cho 50+ sự kiện.
Bước 1 - Xác định ngân sách/đại biểu
Hội nghị nội bộ công ty (200-500 người): 100-250K/người.
Hội nghị khách hàng/đối tác (300-800 người): 250-500K/người.
Hội nghị quốc tế/cấp ngành (500-1000+ người): 500K-1.5M/người.
Hội nghị VIP (đại biểu cao cấp): 1-3M/người.
Bước 2 - Chọn loại quà phù hợp số lượng
200-500 người: Cốc thủy tinh, sổ tay, áo polo - in logo lụa.
500-1000 người: Túi vải canvas + sổ + bút - bộ combo nhỏ.
1000+ người: Chai nước có nhãn riêng + tài liệu + bút - đơn giản nhất.
VIP (50-100 người): Kỷ niệm chương pha lê + cốc cao cấp - khắc tên đại biểu.
Bước 3 - Đặt hàng - timeline chuẩn
60 ngày trước sự kiện: Chốt số lượng dự kiến + ngân sách.
45 ngày trước: Đặt hàng nhà cung cấp + gửi file logo.
30 ngày trước: Duyệt sample - yêu cầu 2-3 chiếc mẫu trước khi sản xuất hàng loạt.
14 ngày trước: Nhận hàng + kiểm 100% (không sample) + đóng gói lại nếu cần.
7 ngày trước: Vận chuyển đến địa điểm + xếp sẵn theo từng khu vực.
Bước 4 - File logo + thiết kế
Chuẩn bị: file vector logo + slogan/tên sự kiện + ngày + địa điểm.
Yêu cầu in: tối thiểu 2 mặt (mặt trước logo công ty + mặt sau tên sự kiện).
Lưu ý: sự kiện 1 lần thì chỉ in tên cụ thể; sự kiện thường niên thì in 'Hội nghị 2026' để có thể tái sử dụng năm sau (nếu lỗi sản xuất).
Bước 5 - Đóng gói cho đại biểu
Combo cơ bản (đặt 1000+): Túi vải in logo + nội dung 2-3 món gọn nhẹ.
Combo cao cấp (200-500): Hộp giấy in logo + lót xốp + 3-4 món.
Combo VIP (50-100): Hộp gỗ lụa + 3-5 món cá nhân hóa.
Mẹo: Đóng gói sẵn từ trước - không để đến ngày sự kiện mới đóng (mất 30+ phút/100 hộp).
Bước 6 - Vận chuyển và xếp tại sự kiện
Chia thành các thùng theo từng khu vực ghế ngồi (1 thùng = 100 hộp).
Mỗi thùng ghi rõ: 'Khu A-1' / 'Khu B-2' để dễ phân phối.
Chuẩn bị 2-3 nhân viên dedicated trao quà - không nhờ MC hoặc PR.
Có 5-10% dự phòng cho khách phát sinh + sự cố hỏng.
Bước 7 - Quà đặc biệt cho khách VIP
Tách riêng 20-50 khách VIP (Chủ tịch, CEO, lãnh đạo cấp Bộ).
Quà VIP: kỷ niệm chương pha lê khắc tên + chức danh + ngày sự kiện - 1.5-3M/chiếc.
Trao riêng tại phòng VIP hoặc đến tận chỗ - không xếp chung quà đại trà.
Bước 8 - Kiểm tra cuối cùng (24h trước)
Đếm số lượng đầy đủ.
Kiểm tra ngẫu nhiên 10-20 hộp xem có lỗi không.
Đảm bảo nhãn/thiệp/tài liệu đúng - không lẫn lộn của sự kiện khác.
Có người chịu trách nhiệm rõ ràng - không 'ai cũng nghĩ ai đó lo'.
Bước 9 - Sau sự kiện
Đếm số quà còn dư - lưu kho cho sự kiện sau (nếu có) hoặc tặng nội bộ.
Khảo sát 10-20 đại biểu xem họ ấn tượng về quà như thế nào - phản hồi cho năm sau.
Lưu file thiết kế + tên nhà cung cấp + giá - dễ tái đặt cho năm sau.
Gợi ý sản phẩm liên quan
Danh mục: Kỷ Niệm Chương Pha Lê
Liên hệ Quà Tặng 102 - Báo giá nhanh
Quà Tặng 102 - đơn vị 14 năm cung cấp quà tặng doanh nghiệp tại Hà Nội. Hotline 0917.886.102 - tư vấn miễn phí theo dịp, ngân sách, số lượng. Xem thêm tại Quà tặng doanh nghiệp, Quà tặng nhân viên, Kỷ niệm chương pha lê.
